De automatisering van processen in het bedrijfsleven gaat door, het is nu ook de beurt aan de tijdregistratie personeel. Kleine bedrijven zullen wellicht nog handmatig de uren van werknemers in het systeem zetten, dit gaat vaak niet altijd vlekkeloos. Wanneer bedrijven met weinig personeel hier al problemen mee hebben, dan kun je je voorstellen dat grote bedrijven een automatisch tijdregistratie systeem nodig hadden. In samenwerking met een aantal grote bedrijven is er daarom een systeem ontwikkelt dat hierin voorziet. Dit systeem zorgt ervoor dat datgene dat in de administratie komt daadwerkelijk klopt.
Communicatie tussen systemen
Het verbinden van verschillende systemen is hier doorslaggevend in. De urenregistratie staat in verbinding met de personeelsplanning en het betaalsysteem.
Personeel scant hun pasje of een app op hun telefoon bij binnenkomst, dit wordt meteen verwerkt in alle systemen. Het gevolg hiervan is dat uren die iemand extra werkt altijd genoteerd worden en de uren die iemand niet werkt niet per ongeluk in het rooster blijven staan en daardoor toch betaald worden. Het systeem doet dit direct en een leidinggevende zal dit altijd handmatig op een later moment moeten doen, de meeste fouten houden verband met het geheugen van deze persoon.
Fijn werken met een urenregistratiesysteem
Personeel zal misschien niet direct enthousiast worden wanneer een nieuw tijdsregistratiesysteem geïntroduceerd wordt. Het zit in de menselijke natuur om tegen extra controle te zijn. Mocht er echter gekozen worden voor dit hippe tijdregistratiesysteem dan gaan ze er zelf ook op vooruit. Ze komen er dan vanzelf achter dat er minder fouten en daarbij komend gezeur optreedt rondom het noteren en uitbetalen van hun werkuren. Er valt hier voor iedereen wat te winnen. Daarom zal het systeem over tijd ook door iedereen geaccepteerd zijn.
Een systeem om op terug te vallen
Jij hebt de leiding over een bedrijf en mochten er vragen komen over de administratie dan ben jij daar verantwoordelijk voor, en dus de persoon die verantwoording af mag leggen. Maak je gebruik van een urenregistratiesysteem dan kun je hierop terugvallen, en dit systeem als reden geven voor wat er in de boeken staat. Het is fijn als je iets hebt wat je kunt aanwijzen als de basis hiervan en dat daarnaast grotendeels foutloos en betrouwbaar is.
Je moet er niet vanuit gaan dat dit altijd klopt, zeker niet wanneer al het personeel wat anders roept. Toch is vrij zeker dat deze situatie zich niet vaak zal voordoen.