Als modern bedrijf wil je natuurlijk gebruik maken van alle kansen die de hedendaagse technologie je bieden. En dit is ook niet zonder reden: alles kan tegenwoordig veel sneller, goedkoper, en beter dan vroeger. Neem nou bijvoorbeeld de tijdregistratie: waar dat voorheen een traag, onhandig en fraudegevoelig gebeuren was kan het tegenwoordig veel beter. Je kan de tijdregistratie namelijk uit handen geven aan een grotendeels geautomatiseerd systeem, waardoor je ineens een veel kleinere administratieafdeling nodig hebt. En laat dat laatste juist met de personeelstekorten van nu extra handig zijn.
Automatiseer de tijdregistratie
De geautomatiseerde tijdregistratie heeft wat weg van de in- en uitklok systemen van het begin van de vorige eeuw, maar dan zijn ze een stuk slimmer geworden. Waar er vroeger met papieren (lees: fraudegevoelige) kaartjes gewerkt werd gebruiken we tegenwoordig RFID tags verwerkt in een pasje of sleutelhanger. Jouw medewerkers houden hun tag aan het begin van hun dienst tegen de scanner, en de klok begint te lopen. Aan het eind van de dag doen ze hetzelfde en de klok is stopt weer. Het kan dus eigenlijk niet fout gaan. Deze systemen hebben nog een paar voordelen: je kan de tijdregistratie namelijk koppelen aan zowel de toegangscontrole als de loonadministratie.
Koppel de toegangscontrole aan de tijdregistratie
Het mooie aan RFID tags is dat ze voor veel meer dan alleen tijdregistratie gebruikt kunnen worden. Het zijn namelijk identificatiemiddelen die gemakkelijk door een computer uitgelezen kunnen worden. Je kan dezelfde tags, en zelfs dezelfde scanners als voor de tijdregistratie ook voor de toegangscontrole gebruiken. Voor je personeel wordt alles een stuk makkelijker: waar ze voorheen moesten inklokken én zich moesten identificeren gaat dit nu in één handeling. Dit lijkt maar een kleine tijdwinst, maar als je die halve minuut per personeelslid per dag omzet in de totale tijd die al je medewerkers in een jaar kwijt zijn wordt het best veel.
Maak de loonadministratie nog sneller
Doordat het in- en uitklokken nu volledig geautomatiseerd is kan je ook je loonadministratie aan de tijdregistratie koppelen. Dit betekent dat alle gewerkte uren meteen worden doorgegeven en de uit te betalen lonen ook direct al voor je uitgerekend worden. Waar er voorheen nog een hoop moest worden nagegaan weet je nu dus meteen hoeveel iedereen moet krijgen. Dit voorkomt ook nog eens menselijke fouten bij het overmaken van het loon, want zowel te veel als te weinig loon overmaken kan best pijnlijk worden voor beide partijen.